Rozliczanie FENG 2.25 — jakie dokumenty zbierać przed targami, podczas wyjazdu i po powrocie?

Stoisko już rozebrane, identyfikatory wyrzucone, a bilety zostały w aplikacji organizatora. W księgowości są faktury, ale brakuje zdjęć oznaczeń i informacji o spotkaniach. Takich braków najlepiej uniknąć jeszcze przed wyjazdem.

Przy rozliczaniu FENG 2.25 dokumentujemy zarówno wydatki, jak i rzeczywisty udział firmy w wydarzeniu. Dlatego warto przygotować zespołowi konkretną listę: co zabrać, co sfotografować i jakie dokumenty przekazać po powrocie. Inny zestaw będzie potrzebny wystawcy, a inny firmie odwiedzającej targi w ramach misji gospodarczej.

Poniżej przedstawiamy praktyczny sposób organizacji dokumentacji. Wymagania programu przywołujemy na podstawie dokumentów pierwszego naboru ogólnego z 2025 r. Przy rozliczaniu należy stosować zasady właściwe dla swojej umowy i edycji naboru. Warunki kolejnego konkursu wymagają sprawdzenia po opublikowaniu jego dokumentacji.

Przed wyjazdem sprawdź, kto reprezentuje firmę

Przygotowania zacznij od porównania planowanego wyjazdu z zatwierdzonym projektem: wydarzenia, terminu, roli firmy i liczby uczestników. Ewentualne zmiany trzeba rozpatrzyć odpowiednio wcześnie.

Jeszcze przed wyjazdem sprawdź podstawę zatrudnienia przedstawicieli oraz zakres ich obowiązków. Przywołany przewodnik PARP wymienia umowę o pracę lub umowę zlecenia. W przypadku zlecenia zakres obowiązków musi potwierdzać zatrudnienie bezpośrednio przy realizacji projektu. Przygotuj również polecenie wyjazdu służbowego dla każdego uczestnika. Podstawa: przewodnik PARP, rozdział 7.

Organizacyjnie polecamy jeden wspólny folder dla każdego wydarzenia oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za zebranie kompletu dokumentów. Uczestnicy powinni dostać listę potrzebnych materiałów przed podróżą. To dobry moment, żeby ustalić, kto fotografuje stoisko, kto zapisuje spotkania, a kto pobiera dokumenty od organizatora.

Firma jako wystawca: lista dokumentów do zebrania

Przygotowując dokumentację targów wystawowych, warto uporządkować ją w sześciu grupach.

1. Faktury i płatności. Zbieramy faktury za realizowane usługi oraz potwierdzenia zapłaty. Faktury dotyczące kosztów rzeczywistych powinny zostać odpowiednio opisane i zaksięgowane. Dołączamy zamówienia, umowy oraz dokumenty potwierdzające wykonanie i odbiór usług, odpowiednio do zakresu zakupu.
2. Wybór wykonawców. Zachowujemy dokumentację postępowań ofertowych, jeśli były wymagane, np. przy zamawianiu zabudowy. Komplet obejmuje dokumenty od przygotowania postępowania, przez oferty i wybór wykonawcy, po zawarcie umowy. Właściwą procedurę ustalamy przed zamówieniem usługi.
3. Udział firmy w targach. Zapisujemy wpis do oficjalnego katalogu targowego lub uzyskujemy dokument potwierdzony przez organizatora. Przechowujemy również dostępne wejściówki i identyfikatory przedstawicieli.
4. Zdjęcia. Fotografujemy całe stoisko, markę i prezentowane produkty, przedstawicieli firmy, plakaty oraz wymagane oznaczenia. Potrzebne są ujęcia pokazujące kontekst wydarzenia i zbliżenia, na których oznaczenia da się przeczytać.
5. Uczestnicy i podróż. Porządkujemy polecenia wyjazdów, dokumenty potwierdzające związek przedstawicieli z firmą oraz bilety i inne materiały dotyczące podróży.
6. Przebieg i efekty udziału. Zbieramy informacje o rozmowach, kontaktach i dalszych ustaleniach. Po powrocie rekomendujemy krótkie podsumowanie lub raport, którego zakres dostosowujemy do umowy i potrzeb rozliczenia.

Wpis do katalogu warto pobrać jako plik, zamiast zachowywać wyłącznie link. Po uruchomieniu kolejnej edycji targów poprzednia lista wystawców może być trudniejsza do odnalezienia.

Zdjęcia wykonaj przed rozpoczęciem demontażu. Fotografia pustej hali nie pokaże, jak wyglądało stoisko ani jakie oznaczenia były na nim umieszczone. Zachowaj oryginalne pliki, a wersje do publikacji w mediach społecznościowych przygotuj osobno.

Temat wyboru wykonawców rozwijamy w artykule o błędach w postępowaniach zakupowych i zasadzie konkurencyjności.

Targi odwiedzane w ramach misji: lista dokumentów do zebrania

Przy misji gospodarczej polecamy przygotować następujący zestaw:

1. Program i cel wyjazdu. Plan działań powinien pozwalać ustalić, jaką ofertę firma zamierza promować i z kim planuje rozmawiać.
2. Dokumenty każdego uczestnika. Polecenia wyjazdów oraz dokumenty dotyczące zatrudnienia i obowiązków porządkujemy przed podróżą.
3. Potwierdzenia udziału. Zachowujemy bilety wstępu dla każdej osoby, dostępne identyfikatory, potwierdzenia rejestracji oraz dokumenty podróży. Nie odkładamy ich pobrania na dzień przygotowywania rozliczenia.
4. Dokumentację spotkań. Na bieżąco zapisujemy datę, firmę, rozmówcę, temat rozmowy i dalsze ustalenia. Dołączamy wizytówki, korespondencję lub dostępne potwierdzenia spotkań.
5. Zdjęcia z wydarzenia. Zbieramy fotografie uczestników, rozpoznawalnego miejsca targów oraz realizowanych działań.
6. Raport z misji i załączniki. Po powrocie łączymy informacje o przebiegu wyjazdu z dokumentami potwierdzającymi jego realizację. Jeżeli realizowaliśmy dodatkowe pokazy lub prezentacje, uwzględniamy także ich dokumentację, a dla kosztów rzeczywistych odpowiednie dokumenty zakupu i płatności.

W przywołanych zasadach PARP dla misji połączonej ze zwiedzaniem targów wymagane są bilety każdego uczestnika i raport. Program obejmuje co najmniej trzy spotkania biznesowe w każdym odwiedzanym kraju. Podstawa: przewodnik PARP, rozdział 4.

Przedstawione listy służą organizacji teczki wydarzenia. Nie oznaczają, że każdy zebrany plik trzeba każdorazowo załączać do wniosku o płatność.

Co powinien pokazywać raport z wyjazdu?

Raport przygotowujemy na podstawie rzeczywistego przebiegu wydarzenia i zebranych materiałów. Polecamy układ, który prowadzi od celu wyjazdu do jego efektów:

• Gdzie i kiedy? Nazwa wydarzenia, miejsce, termin.
• Kto i w jakiej roli? Uczestnicy oraz zadania, które wykonywali.
• Po co? Cel związany z promocją oferty i rozwojem eksportu.
• Co zrobiono? Plan, przebieg działań, spotkania i prezentacje.
• Z kim rozmawiano? Firmy, rozmówcy, tematy i ustalenia.
• Jaki jest rezultat? Pozyskane kontakty, zapytania, ustalone kolejne kroki oraz osiągnięte cele.
• Co to potwierdza? Uporządkowane załączniki, np. bilety, zdjęcia, kontakty i polecenia wyjazdów.

Pomocna jest prosta tabela spotkań: data, firma i rozmówca, temat, rezultat, dalsze działanie. Uczestnicy mogą uzupełniać ją każdego dnia, zamiast odtwarzać kilkanaście rozmów po miesiącu.

Przykładowo, jeżeli tak faktycznie przebiegała rozmowa, zapis „przedstawiono ofertę produkcji kontraktowej; rozmówca poprosił o specyfikację i wstępną wycenę” daje więcej informacji niż „nawiązano wartościowy kontakt”. Samo zebranie wizytówki nie oznacza jeszcze zdobycia zamówienia.

W raporcie warto pokazać działania służące pozyskiwaniu klientów i promocji własnej oferty. Rozmowy z dostawcami, analizę konkurencji czy poznawanie technologii opisujemy zgodnie z ich rzeczywistym charakterem. Raport z misji jest elementem wymaganej dokumentacji; podsumowanie udziału wystawcy rekomendujemy organizacyjnie, uwzględniając zapisy konkretnej umowy.

Czy przy stawkach jednostkowych zbierać faktury za podróż?

Podróż rozliczana stawką jednostkową nie jest rozliczana jako suma faktur za hotel i transport. Weryfikacja dotyczy realizacji właściwego wskaźnika oraz dowodów wyjazdu. Nie znosi to odrębnych obowiązków księgowych firmy. W uzasadnionych przypadkach PARP może sprawdzić dokumenty kosztowe jako dowód odbycia podróży. Podstawa: przewodnik PARP, rozdział 7.

Dlatego w folderze wydarzenia warto oddzielić koszty rzeczywiste, np. usługi związane ze stoiskiem, od dokumentów udziału i podróży. Więcej o kategoriach budżetu znajdziesz w artykule Koszty kwalifikowane w FENG 2.25.

Z dokumentów powstaje wniosek o płatność w CST2021

Zebrana dokumentacja posłuży do sporządzenia wniosku o płatność w systemie CST2021. Na jej podstawie opisujemy zrealizowane działania, rozliczamy wydatki i potwierdzamy osiągnięte wskaźniki. Wniosek łączy więc informacje finansowe z opisem postępu projektu. Zakres załączników zależy od sposobu rozliczania kosztów i wymagań umowy. Podstawa: wzór umowy o dofinansowanie, § 3.

Przed przekazaniem materiałów do rozliczenia polecamy sprawdzić, czy dotyczą właściwego wydarzenia, obejmują wszystkich wykazywanych uczestników i są zgodne z opisem w raporcie. Różnice, np. między terminem targów a datami podróży, powinny być zrozumiałe dla osoby weryfikującej dokumenty.

Uporządkowany komplet ułatwia przygotowanie wniosku oraz odpowiedzi na pytania PARP. Pozwala też wcześnie wychwycić brakujący bilet, nieczytelną fotografię lub niepełne potwierdzenie zapłaty.

Przygotuj rozliczenie jeszcze przed targami

W FSL Consulting pomagamy ustalić zakres dokumentacji, uporządkować materiały po wydarzeniu, przygotować raport oraz wniosek o płatność w CST2021. Pracujemy na dokumentach i informacjach o rzeczywiście zrealizowanych działaniach.

Jeżeli zbliża się wyjazd w Twoim projekcie, warto wcześniej ustalić, co uczestnicy mają przywieźć z targów. Sprawdź, jak pomagamy w rozliczaniu dotacji.

Planujesz dopiero projekt eksportowy? Zobacz program Promocja marki innowacyjnych MŚP, FENG 2.25.