FENG 2.25: jak wybrać targi i misje gospodarcze do projektu eksportowego?

W FENG 2.25 nie można zbudować projektu z przypadkowej listy atrakcyjnych targów i wyjazdów. W ostatnim zakończonym naborze co najmniej jedno wydarzenie musiało pochodzić z oficjalnej listy targów ze stoiskami narodowymi. Pozostałe targi można było wybrać samodzielnie, ale musiały pasować do sektora, promowanego produktu i rynków opisanych we wniosku. Misja gospodarcza również nie mogła być zwykłym wyjazdem na spotkania.

Poniższe zasady wynikają z dokumentacji naboru FENG.02.25-IP.02-002/25, prowadzonego od 5 listopada 2025 r. do 8 stycznia 2026 r. Stanowią dobry punkt odniesienia do planowania kolejnego projektu, ale po ogłoszeniu nowego naboru trzeba porównać je z aktualnym regulaminem, przewodnikiem i listą wydarzeń.

Najważniejsze zasady w skrócie

Działanie	Czy było obowiązkowe?	Najważniejszy warunek
Targi ze stoiskiem narodowym	tak, minimum jedno wydarzenie	wydarzenie z oficjalnej listy właściwej dla sektora projektu, aktualnej w dniu złożenia wniosku
Dodatkowe targi jako wystawca	nie	wydarzenie musi pasować do projektu, promowanych produktów i wybranych rynków
Misja gospodarcza	nie	nie może składać się wyłącznie ze spotkań; musi być połączona z wydarzeniem branżowym i obejmować program spotkań
Kampania promocyjna	nie	musi wspierać konkretne targi lub misje i być ukierunkowana na rynki wskazane we wniosku

1. Najpierw wybierz sektor, dopiero później targi

W ostatnim naborze wnioskodawca mógł wskazać we wniosku tylko jeden sektor gospodarki. Od tego wyboru zależało, z której części oficjalnej listy wydarzeń należało wybrać obowiązkowe targi ze stoiskiem narodowym.

Lista została opracowana dla 15 sektorów w ramach projektu Brand HUB i jest publikowana przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii na stronie Promocja eksportu i lista stoisk narodowych. Obejmuje wydarzenia, na których instytucje publiczne organizują polskie stoiska narodowe. Lista może być aktualizowana, dlatego znaczenie ma jej wersja obowiązująca w dniu złożenia wniosku, a nie zestawienie zapisane kilka miesięcy wcześniej.

Pierwsza kontrola powinna zatem wyglądać następująco:

1. ustal, do którego sektora należy produkt lub grupa produktów promowanych w projekcie,
2. sprawdź aktualną listę wydarzeń dla tego sektora,
3. wybierz co najmniej jedne targi, na których zostanie zrealizowane stoisko narodowe,
4. oceń, czy tematyka targów odpowiada produktowi i odbiorcom firmy,
5. sprawdź termin wydarzenia oraz możliwość przygotowania własnego stoiska.

Ważna różnica: firma nie otrzymuje dofinansowania na samo pojawienie się na stoisku narodowym. Musi wziąć udział w danych targach w charakterze wystawcy. Projekt obejmuje organizację i obsługę własnego stoiska wystawowego, a wydarzenie ze stoiskiem narodowym stanowi obowiązkowy element kalendarza.

2. Co najmniej jedne targi z listy, pozostałe można wybrać samodzielnie

Po spełnieniu obowiązku udziału w co najmniej jednym wydarzeniu ze stoiskiem narodowym firma mogła dodać kolejne targi spoza oficjalnej listy. Nie oznaczało to jednak pełnej dowolności.

Dodatkowe wydarzenie musiało:

• wpisywać się w projekt i sektor wskazany we wniosku,
• odpowiadać produktom promowanym pod marką produktową firmy,
• wspierać wejście na rynek lub rozwój sprzedaży na rynku opisanym we wniosku,
• odbywać się w okresie realizacji projektu,
• mieć uzasadnienie biznesowe i racjonalny budżet.

W praktyce nie wystarczy napisać, że wydarzenie jest „największe w branży”. Trzeba wyjaśnić, kto je odwiedza, z jakich krajów pochodzą uczestnicy, czy są wśród nich właściwi dystrybutorzy lub odbiorcy oraz jaki konkretny efekt ma przynieść udział firmy.

Przy wyborze dodatkowych targów warto sprawdzić:

• strukturę odwiedzających i udział osób decyzyjnych,
• kraje pochodzenia wystawców i gości,
• obecność konkurentów, dystrybutorów oraz potencjalnych partnerów,
• możliwość wcześniejszego umawiania spotkań,
• język, wymagania techniczne i bariery wejścia na rynek,
• koszt powierzchni, zabudowy, podróży i obsługi wydarzenia,
• możliwości zespołu w zakresie przygotowania i późniejszej obsługi kontaktów.

3. Targi powinny wynikać z rynków docelowych

Pozostałe targi, misje i kampania promocyjna musiały być ukierunkowane na rynki wskazane i opisane we wniosku. Rynek mógł oznaczać cały kraj, jego część albo region obejmujący kilka państw, jeżeli odpowiadało to rzeczywistemu modelowi sprzedaży firmy.

Dobry opis rynku powinien pokazywać:

• potencjalne zainteresowanie promowanym produktem,
• profil klientów i partnerów,
• wielkość oraz kierunek rozwoju segmentu,
• dotychczasowe zapytania lub sprzedaż firmy,
• bariery prawne, techniczne i certyfikacyjne,
• sposób obsługi klientów po zakończeniu projektu,
• oczekiwany wpływ działań na przychody z eksportu.

Targi odbywające się w Niemczech mogą służyć dotarciu do klientów z wielu państw. We wniosku trzeba jednak wyjaśnić, które rynki są celem projektu i dlaczego dane wydarzenie zapewnia dostęp właśnie do tych odbiorców.

4. Misja gospodarcza nie jest samodzielnym wyjazdem na spotkania

W ostatnim naborze misja miała służyć spotkaniom z potencjalnymi kontrahentami, rozpoznaniu rynku albo rozwojowi współpracy. Nie można było zaplanować wyjazdu polegającego wyłącznie na spotkaniach, pokazach lub degustacjach.

Przewodnik wymagał połączenia misji z udziałem w charakterze zwiedzającego w:

• targach z oficjalnej listy stoisk narodowych właściwych dla sektora projektu albo
• innych targach lub branżowym seminarium czy konferencji, które pasują do projektu.

Instrukcja wypełniania wniosku wskazywała natomiast, że w opisie zadania dotyczącego misji należy podać targi, w których firma weźmie udział jako zwiedzający, określając ten element jako obligatoryjny. Dlatego przy przygotowywaniu projektu najbezpieczniej powiązać każdą misję z konkretnymi targami i po opublikowaniu nowej dokumentacji sprawdzić, czy nadal dopuszczona będzie alternatywa w postaci seminarium lub konferencji.

Sam bilet na targi również nie wystarczy. Program misji powinien obejmować co najmniej trzy spotkania biznesowe z potencjalnymi kontrahentami albo przedstawicielami organizacji międzynarodowych lub pozarządowych w każdym odwiedzanym kraju.

5. Na misję maksymalnie trzy osoby

W ostatnim naborze maksymalna liczba pracowników wnioskodawcy uczestniczących w misji gospodarczej wynosiła trzy osoby. Dla udziału w targach w charakterze wystawcy nie wskazano takiego limitu, ale liczba osób nadal musiała być uzasadniona zakresem zadań i wielkością stoiska.

Koszty podróży były rozliczane stawką jednostkową na jedną osobę, niezależnie od czasu trwania wyjazdu. Do budżetu należało wskazać liczbę pracowników i kraj docelowy. Uczestnikiem rozliczanym stawką mógł być pracownik spełniający definicję przyjętą w dokumentacji programu; nie każda osoba współpracująca z firmą na dowolnej podstawie automatycznie spełniała ten warunek.

Przy wyborze uczestników misji trzeba więc odpowiedzieć:

• dlaczego obecność każdej osoby jest konieczna,
• jaką rolę pełni podczas spotkań i wydarzenia,
• czy jej zakres obowiązków potwierdza pracę przy projekcie,
• czy liczba uczestników jest proporcjonalna do programu misji.

6. Co najmniej trzy spotkania i dokumentacja po powrocie

Misję trzeba zaplanować tak, aby można ją było później rozliczyć. Po jej zakończeniu beneficjent przedstawiał raport obejmujący m.in. datę i miejsce, cel, ramowy plan, uczestników, harmonogram spotkań, osoby, z którymi przeprowadzono rozmowy, inne aktywności, dokumentację fotograficzną, bilety wstępu oraz opis osiągniętych celów.

Jeżeli na etapie składania wniosku firma nie zna jeszcze nazw wszystkich kontrahentów, powinna opisać, jakich partnerów będzie poszukiwać: z jakiej branży, o jakim profilu i potencjale. Nie zwalnia to jednak z obowiązku zorganizowania wymaganych spotkań podczas realizacji misji.

W przypadku targów odwiedzanych w ramach misji konieczny był bilet wstępu dla każdego uczestnika. Przy seminarium lub konferencji wymagane było potwierdzenie rejestracji albo bilet oraz raport z przebiegu misji.

7. Nie można być wystawcą i rozliczyć misji na tych samych targach

Dokumentacja wykluczała organizację misji w czasie oraz bezpośrednio po udziale firmy w tych samych targach w charakterze wystawcy. Nie można więc zaplanować jednego wydarzenia jednocześnie jako targów wystawienniczych i misji gospodarczej tylko po to, aby rozszerzyć katalog kosztów.

Jeżeli firma występuje na danych targach jako wystawca, wyjazd zespołu rozlicza się w ramach zadania targowego. Misja powinna być odrębnym działaniem, powiązanym z innym wydarzeniem odwiedzanym w roli zwiedzającego i z własnym programem spotkań.

8. Budżet buduj osobno dla każdego wydarzenia

Każde działanie promocyjne lub wydarzenie powinno stanowić odrębne zadanie w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Nie należy łączyć kilku targów i misji w jedną ogólną pozycję „promocja zagraniczna”.

Dla targów wystawienniczych trzeba osobno zaplanować m.in.:

• rezerwację i wynajem powierzchni,
• projekt, wykonanie lub wynajem zabudowy,
• element wizualizacji Marki Polskiej Gospodarki,
• wyposażenie i obsługę stoiska,
• podróże pracowników,
• działania kampanii związane z wydarzeniem,
• koszty pośrednie naliczane zgodnie z zasadami programu.

Dla misji należy zaplanować uczestników, kraj docelowy, wydarzenie branżowe, program spotkań oraz ewentualny pokaz, prezentację lub degustację. Bilety wstępu na targi, konferencje lub seminaria odwiedzane podczas misji były pokrywane w ramach kosztów pośrednich, a nie jako osobny koszt bezpośredni.

Poziom 85% dotyczył kosztów podróży rozliczanych stawkami jednostkowymi. Pozostałe główne kategorie kosztów były dofinansowane maksymalnie do 50%. Szczegółowe zasady opisujemy w artykule Koszty kwalifikowane w FENG 2.25 – co można sfinansować?.

Jak ocenić wydarzenie przed wpisaniem go do projektu?

Pytanie kontrolne	Co powinno wynikać z odpowiedzi?
Czy wydarzenie jest obowiązkowe czy dodatkowe?	wskazanie podstawy wyboru: oficjalna lista albo samodzielnie wybrane targi
Do którego sektora i produktu pasuje?	bezpośrednia zgodność tematyki wydarzenia z przedmiotem projektu
Jaki rynek wspiera?	powiązanie z rynkiem opisanym we wniosku
Kto będzie odbiorcą?	konkretna grupa klientów, dystrybutorów lub partnerów
Jaka jest rola firmy?	wystawca albo zwiedzający w ramach misji – bez mieszania tych ról
Jaki ma być rezultat?	np. liczba spotkań, zapytań, nowych kontaktów lub rozpoczętych rozmów handlowych
Ile osób pojedzie i dlaczego?	skład zespołu uzasadniony zadaniami; przy misji maksymalnie trzy osoby
Jak wydarzenie zostanie udokumentowane?	bilety, potwierdzenia udziału, raport, harmonogram spotkań i dokumentacja zdjęciowa
Ile wynosi pełny koszt?	osobne wyliczenie stoiska, podróży, promocji i kosztów pośrednich
Czy firma obsłuży kontakty po wydarzeniu?	wskazane osoby, narzędzia i terminy dalszych działań

Najczęstsze błędy przy wyborze targów i misji

Projekt wymaga ponownej analizy, jeżeli firma:

• nie uwzględnia obowiązkowych targów ze stoiskiem narodowym,
• korzysta z nieaktualnej wersji oficjalnej listy wydarzeń,
• wybiera wydarzenie z niewłaściwego sektora,
• traktuje wszystkie pozostałe targi jako dowolne i nie wykazuje ich związku z produktem oraz rynkiem,
• planuje misję składającą się wyłącznie ze spotkań,
• nie łączy misji z udziałem w wydarzeniu branżowym w roli zwiedzającego,
• przewiduje mniej niż trzy spotkania biznesowe w odwiedzanym kraju,
• planuje więcej niż trzy osoby w jednej misji,
• próbuje rozliczyć misję podczas tych samych targów, na których firma jest wystawcą,
• nie przewiduje biletów, potwierdzeń i raportu z przebiegu misji,
• nie uzasadnia liczby uczestników i ich roli,
• grupuje kilka różnych wydarzeń w jednym zadaniu i jednym budżecie.

Co warto przygotować przed nowym naborem?

Najpierw przyporządkuj promowany produkt do jednego sektora i sprawdź aktualną listę wydarzeń ze stoiskami narodowymi. Wybierz z niej co najmniej jedne targi, a następnie przygotuj krótką listę dodatkowych wydarzeń. Dla każdego określ rolę firmy, rynek, grupę odbiorców, rezultat, pełny koszt i zasoby potrzebne do realizacji.

Misje planuj dopiero po wybraniu wydarzeń, w których zespół będzie uczestniczyć jako zwiedzający. Przygotuj wstępny program obejmujący co najmniej trzy spotkania w każdym odwiedzanym kraju oraz wskaż maksymalnie trzy osoby wraz z ich rolami.

Po publikacji dokumentacji nowej edycji trzeba ponownie sprawdzić oficjalną listę, definicję misji, limity uczestników, sposób rozliczania podróży i wymagane dokumenty. Dopiero wtedy można zamknąć kalendarz i budżet.

Więcej o przygotowaniu całego projektu opisujemy w artykule FENG 2.25 w 2026: jak zaplanować projekt eksportowy przed naborem?.

Sprawdź aktualną kartę naboru FENG 2.25 →

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w ocenie wydarzeń i przygotowaniu projektu, zobacz usługę przygotowania wniosku o dofinansowanie.